合同里需要写明（míng）与会议（yì）相关的各（gè）种事项，分清权利（lì）和义务，从而当出（chū）现（xiàn）争议时，法庭将按合同中双方意见一致（zhì）的（de）条款，按有利的（de）方（fāng）式保护利益受损方。

本公司据以往（wǎng）经验，现（xiàn）将一般会议合同的内容公布如下（具体合同双方另议）：

1、房间数目和房间价格：列明每晚所需房间数（shù）和房间价格；
2、免费（fèi）房间：注明会议组织人员每晚可免费使用的（de）房间数；
3、工作间及房价：除免（miǎn）费（fèi）房间外，会议工作人员（yuán）还（hái）可（kě）享受（shòu）优惠（huì）价格（gé）的房间；
4、套房、贵宾房：本（běn）条款需（xū）列明具体的房间要（yào）求（qiú）；
5、房间位置（zhì）：应列明（míng）各个所订房间的（de）具（jù）体方位和房间（jiān）档次；
6、平均（jun1）房价：是根据各（gè）种类型房间占相同百分比计算（suàn）出来的一个（gè）调整后的平均价，适用于各类（lèi）房间；
7、无转移条款：即会议举行（háng）期间如遇酒店所订房间（jiān）超出实（shí）际接待能力（lì）时，不得使会议人员转移（yí）其他（tā）酒（jiǔ）店（diàn）；
8、入住及退房（fáng）登（dēng）记：登记情况视酒店规定（dìng）而（ér）定；
9、提前（qián）入住和推（tuī）迟（chí）退房（fáng）: 如果（guǒ）在该问题上的需求与酒（jiǔ）店规定有（yǒu）所偏差，则一（yī）定（dìng）要在（zài）合同中注明；
10、预（yù）定取消（xiāo）日期：一（yī）般（bān）规（guī）定为预定者在（zài）计划（huá）使（shǐ）用（yòng）日期之（zhī）前30天（tiān），这一条双方可以再协商；
11、会议场所（suǒ）要求：如果（guǒ）会议规模可能出现（xiàn）调整，最好（hǎo）在合同中确定一个调整时（shí）间；
12、会议（yì）场（chǎng）租：可以（yǐ）是一个固（gù）定价格也可以根据所订客房（fáng）情况（kuàng）协商；
13、24小时租用：如果是按24小时（shí）租用酒（jiǔ）店会（huì）议室（shì），那么即使24小时之内不用会议室，酒（jiǔ）店（diàn）也不得使用；
14、会场变动：合同中注明预定的（de）会议（yì）室，没酒店的（de）事先通知和会议方的书面同意，已订好的会场不能再（zài）有变动；
15、房间（jiān）定金：合同中必须注明预（yù）付定金的具体（tǐ）时间，合（hé）同中应（yīng）要（yào）求酒店在定金预付日（rì）期到来时进行（háng）提醒；
16、结账：谁来负责会议方结账事宜，谁有权在账单（dān）上签（qiān）字，有哪些具（jù）体事项，这（zhè）些问题必须在合同中（zhōng）说明；
17、餐饮消耗：此条款规（guī）定对于因活（huó）动取消或与（yǔ）会人数（shù）不足而（ér）引（yǐn）起的餐饮活（huó）动减（jiǎn）少，会议方应给予（yǔ）酒店一定补（bǔ）偿；
18、仲裁条款：如合同中有（yǒu）仲裁解决争议的条款，在签订合同前，要先决定（dìng）会议方是倾向使用仲裁手段（duàn）还是反对（duì）；
19、视（shì）听设备租用：明确视听设备的种类、品牌（pái）、数量、租用时间、费用；
20、会（huì）议物资（zī）运抵酒店：在会议前（qián），会议（yì）所用的物（wù）资要运到酒（jiǔ）店库房，在（zài）合同中应（yīng）注明（míng）库（kù）房工（gōng）作时（shí）间和酒店政（zhèng）策；
21、电话附加费：尽量与酒店协商，免付电（diàn）话使用附加费（fèi）。协商文（wén）件应包括在（zài）合同中；
22、展品的（de）处理：展品运进、运出酒店时（shí）间的规定对费用开支（zhī）有很大（dà）影（yǐng）响，双方应进行协商和讨论；
23、最低餐饮消费：有些（xiē）酒店的（de）合同上有（yǒu）最低消费（fèi）这一条（tiáo）款，规定客人的用餐花（huā）费必（bì）须达到某（mǒu）一最低金额；
24、安全、防火规定：酒（jiǔ）店符合安（ān）全和防火的有关（guān）规（guī）定；
25、残疾人保障：合同（tóng）中特别列明酒店内设施和政策与（yǔ）有关残疾人（rén）保障法（fǎ）是相符的（de）；
26、合同的（de）终止：如遇第（dì）三者原因，不可抗力或（huò）特殊事件的发（fā）生（shēng），则允许一（yī）方提出终止合同而不受违约罚款；
27、免责：双方应同意，对于一（yī）些疏忽事件（jiàn）和其他一（yī）些不影（yǐng）响（xiǎng）会议进行和偶然突发事（shì）件对方不负责（zé）任；
28、订房确认（rèn）报告：如果不写入合同（tóng）中，那么也要在合同中（zhōng）加入订（dìng）房确（què）认报告（gào）这一条款；

备注：保（bǎo）存一份书面合同；将所（suǒ）有的回复传真或信函作为书面（miàn）承诺归档保（bǎo）存。