会（huì）议及展览的（de）预算不是一个（gè）概念。通常而（ér）言，会议预算（suàn）包括以下几个方面：

1、交通费用 
(1)、出发地至会务地（dì）的交（jiāo）通（tōng）费用——包括航班、铁（tiě）路、公路、客（kè）轮，以（yǐ）及目的地车站、机场（chǎng）、码头（tóu）至（zhì）住宿地的交通（tōng）
(2)、会（huì）议期间交通费用（yòng）——主要是会务地交通费用，包括住宿地（dì）至（zhì）会所（suǒ）的交通、会所到餐（cān）饮地点的交通、会所到商（shāng）务交际场地的交通、商务考察（chá）交通（tōng）以（yǐ）及其他与会人员可能使（shǐ）用的（de）预定交通。
(3)、欢送交（jiāo）通及返（fǎn）程交通——包括航班、铁路、公路、客（kè）轮及住（zhù）宿地至机场、车站（zhàn）、港（gǎng）口交通费用。

2、会议室/厅费用
(1)、会议场地租金（jīn）：通常（cháng）而言，场地（dì）的租赁已经包含（hán）某些（xiē）常（cháng）用设施，譬如激光指示（shì）笔（bǐ）、音响系统、桌椅、主（zhǔ）席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔（bǐ）等，但一些非常规（guī）设施（shī）并不涵盖（gài）在内——比如（rú）投影设备、临时性的装饰物、展架等（děng）。
(2)、会议设施租赁费用：此部分费（fèi）用主要是租（zū）赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通（tōng）常需要支付一定的（de）使用保证金，租赁费用中（zhōng）包括设备的（de）技术支持与维护费用（yòng）。值得（dé）注意（yì）的是，在租赁（lìn）时应对设备的各类功效参数（shù）作出具（jù）体要求（可向会（huì）议（yì）服务公司咨询（xún），以获得最适宜的性价（jià）比），否则（zé）可能（néng）影响会议（yì）的进行。另外，这些会议设施由（yóu）于品牌、产地及新旧不同（tóng），租赁的（de）价格可能相差很大。
(3)、会场（chǎng）布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此（cǐ）部分费用包（bāo）含在会场（chǎng）租赁费用中。如果有特殊要（yào）求，可以（yǐ）与专业（yè）的（de）会议服务商协商。
(4)、其（qí）他支（zhī）持费用：这些支（zhī）持通常包括（kuò）广告及印（yìn）刷、礼仪、媒（méi）介等（děng）。基（jī）于这些（xiē）支持均为（wéi）临时性质，如会议主办方（fāng）分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理（lǐ），将获得价格（gé）相对比较低廉（lián）且（qiě）服务专业的支持。对于（yú）这些单项服务支持，主办方（fāng）应（yīng）尽可能细化各项（xiàng）要求，并（bìng）单独签（qiān）订服务协议（yì）。

3、住宿（xiǔ）费用（yòng）
住（zhù）宿的（de）费用应该非常好理解——值得注意的只（zhī）是（shì）住宿费里面有些价格是完全价（jià）格，而有点（diǎn）是需要（yào）另外加（jiā）收政府税金的。对于会议而（ér）言，住宿（xiǔ）费可能是主要的（de）开支（zhī）之一（yī）。找（zhǎo）专（zhuān）业的会（huì）展服（fú）务商通常能获得较好的（de）折（shé）扣。正常的住（zhù）宿费除与酒店星级标准、房型（xíng）等（děng）因素有关外，还与客房内（nèi）开放（fàng）的服务项目有关——譬如（rú）客（kè）房内的（de）长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一（yī）次性换洗衣物（wù）、互联网、水果提供等服务是否（fǒu）开放有（yǒu）关。会议（yì）主办方应明确酒店应当关（guān）闭或者（zhě）开放（fàng）的服务项目及范围。

4、餐饮费用
(1)、早餐通（tōng）常是自助餐，也可以采取围桌（zhuō）式就餐，费用（yòng）按人数计（jì）算（suàn）（但考虑到会议就餐的特殊性，所以预计就餐人数不得与实际就（jiù）餐（cān）人数相差到15％，否则餐馆有（yǒu）理由（yóu）拒绝（jué）按实际就餐人数（shù）结算——而改为（wéi）按预定人数收取费用）
(2)、中餐及（jí）午餐基本属于正餐（cān），可以采取人数预算——自（zì）助餐形（xíng）式，按（àn）桌（zhuō）预算——围桌式形式。如果主办方（fāng）希望酒水（shuǐ）消费自行采购而非（fēi）由餐馆提（tí）供，餐馆可（kě）能会收（shōu）取一定数量的服务费用（yòng）。
(3)、如（rú）果在高星级（jí）酒店餐厅就餐，餐（cān）厅是谢绝主办方自行外（wài）带酒水消费的，如（rú）果可以外（wài）带酒水消费（fèi），餐厅通（tōng）常需（xū）要加收服务费。在高星级酒（jiǔ）店举办会议宴会，通常在（zài）基本消费水准的基础上加收15％左右的服务（wù）费。
(4)、此项费用基本（běn）上是按人（rén）数预算的，预算（suàn）时可提出不同时段茶歇（xiē）的食物、饮料组合。承（chéng）办者告知的（de）茶歇价格通常包含服务人（rén）员费用。通常情况下，茶（chá）歇的种类可分为西式与（yǔ）中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶（chá）或（huò）者花茶、果茶、水果、咖啡（fēi）、水果及点心为（wéi）主。
(5)、联谊酒会/舞会的（de）预算可能比单独的（de）宴会复杂（zá），宴会只要设定好餐标与规模，预算很（hěn）容易计算。但酒会/舞会的预算设（shè）计到（dào）场地与（yǔ）节（jiē）目支持（chí），其预（yù）算可能需要比较长的时间确认。

5、视听设备
除非在室外进行，否则视（shì）听设备的费用通（tōng）常可以忽（hū）略。如不（bú）得不在室外进行，视听（tīng）设（shè）备的预（yù）算就（jiù）比（bǐ）较复（fù）杂，包（bāo）括：
设备（bèi）本身的（de）租赁费用（yòng），通常按天计算
设备（bèi）的运（yùn）输、安装调试及控（kòng）制技术人员支（zhī）持费用（yòng），可让（ràng）会展服务商代理
音源——主要是背景（jǐng）音乐及娱乐音乐（lè）选择，主（zhǔ）办者可自带（dài），也可委托代理

6、杂费
杂（zá）费是指会展过程（chéng）中一（yī）些临时性（xìng）安排产生（shēng）的费用，包括打（dǎ）印、临时运输及装卸（xiè）、纪念品、模特与礼仪服务、临（lín）时道具、传真及其他通（tōng）讯（xùn）、快递服（fú）务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑（duì）等等。杂费的预算很（hěn）难（nán）计（jì）划（huá），通常（cháng）可以在会务（wù）费用预算中增列不可预见费用作为机动（dòng）处理。